Заседание прошло под председательством первого проректора Виктора Павловича Дронова.
В соответствии с повесткой дня обсуждался вопрос «О ходе внедрения электронного документооборота».
С докладом выступил проректор Сергей Дмитриевич Каракозов, который сообщил, что в МПГУ ведется работа по внедрению системы электронного документооборота Directum и проведению ее тестовой эксплуатации до марта 2018 года, опытной – до середины сентября 2018 года.
С.Д. Каракозов отметил, что «сотрудниками Управления информационных технологий в плановом порядке выполнен комплекс работ по закупке программного обеспечения, его установке и настройке на серверах МПГУ, произведено тестирование системы, сформирована электронная организационная структура МПГУ в системе Directum, проведен импорт данных из системы 1С Кадры в справочники системы Directum, разработана система актуализации оргструктуры справочников в системе (автоматический импорт из 1С Кадры)».
Он отметил, что «успешность внедрения системы электронного документооборота зависит от таких факторов, как соблюдение сроков согласованных в плане работ; участие Управления по развитию кадрового потенциала и Управления бухгалтерского учета и финансового контроля в работе по поддержанию актуальной информации в модулях ״Управление делами״ и ״Управление договорами״ соответственно».
Управлением информационных технологий запланировано обучение сотрудников МПГУ работе в новой системе электронного документооборота, проведение с ними разъяснительной работы о ее возможностях и преимуществах с целью пересмотра структурными подразделениями внутренних процессов для минимизации бумажного документооборота, сокращения трудозатрат.
С.Д. Каракозов говорил о том, что система осуществит возможность ведения текущей локальной нормативной базы, обеспечит оперативный доступ к текущим документам и архивам, значительно ускорит поиск документов по различным атрибутам, облегчит согласование документов, повысит информационную безопасность университета и т.д.
Он подчеркнул, что «это удобный инструмент работы», поэтому его нужно пропагандировать, пользоваться самим и стимулировать к тому работников.
Полный переход планируется на начало осени 2018 г. В дальнейшем будет создана и мобильная версия системы.
Проректор С.Д. Каракозов поблагодарил за помощь в работе Управление делами, Управление развития кадрового потенциала, финансовые управления университета.
Начальник Управления делами Любовь Алексеевна Шведова обратила особенное внимание на соблюдение исполнительской дисциплины в ходе внедрения и пользования электронным документооборотом.
В завершение заседания ректората председательствующий поблагодарил за участие в работе.
Г.Н. Никитина, Е.В. Егорова
