1. Общие положения
Положение о работе с персональными данными работников государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский педагогический государственный университет» разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. “О персональных данных”.
Настоящее Положение определяет порядок работы (получения, обработки, использования, хранения и т.д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, предоставленных работником работодателю.
Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников – личном деле работника.
Личное дело состоит из следующих разделов:
1. анкетно-биографические и характеризующие материалы, к которым относятся:
- заявление о приеме на работу;
- листок по учету кадров;
- паспорт (копия);
- регистрация по месту пребывания (копия);
- военный билет, приписное свидетельство (копия);
- документы об образовании (копия);
- дипломы о присуждении ученой степени (копия);
- аттестаты о присуждении ученого звания (копия);
- свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН) (копия);
- пенсионное страховое свидетельство (копия);
- свидетельство о рождении детей (копия);
- свидетельство о заключении брака (копия);
- свидетельство о расторжении брака (копия);
- документ о праве на льготы (копия);
- документы о прохождении медицинского осмотра;
- трудовой договор;
- документы, связанные с переводом и перемещением работника (заявления работника и т.п.);
- аттестационные листы;
- характеристики и рекомендательные письма;
- заявление работника об увольнении;
- личная карточка формы Т-2;
- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
2. дополнительные материалы, к которым относятся:
- расписка работника об ознакомлении с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника;
- фотографии;
- почетные грамоты, удостоверения к наградам (копии);
- документы о состоянии здоровья работника (справка об инвалидности);
- документы о состоянии здоровья детей и других близких родственников (например, справки об инвалидности), когда с наличием таких документов связано предоставление работнику каких-либо гарантий и компенсаций;
- документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС);
- справка с основного места работы или копия трудовой книжки (при трудоустройстве по совместительству);
- иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя;
- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
2. Получение и обработка персональных данных работников
Персональные данные работника работодатель (управление кадров) получает непосредственно от работника. Работодатель (управление кадров) вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при наличии письменного согласия работника.
При поступлении на работу работник заполняет личный листок, автобиографию, личную карточку, в которой указывает сведения о себе.
Работодатель (управление кадров) не имеет право получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни.
Работник представляет работодателю (управление кадров) достоверные сведения о себе. Работодатель (управление кадров) проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами.
При изменении персональных данных работник обязан письменно уведомить работодателя об изменениях в течение 14 календарных дней.
По мере необходимости работодатель (управление кадров) имеют право потребовать у работника дополнительные сведения. Работник представляет требуемые сведения и предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений. Копии документов, заверенные должным образом, подшиваются в личное дело.
Личный листок и автобиография работника хранятся в личном деле работника (далее – личное дело). В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел, личных карточек работников возложено на управление кадров. Ответственный за ведение личных дел, личных карточек – начальник управления кадров.
3. Хранение персональных данных работников
Личные дела хранятся в бумажном виде в папках-скоросшивателях, пронумерованные по страницам. В управлении кадров хранятся личные дела в специально отведенном шкафу, личные карточки хранятся отдельно.
Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде на локальной компьютерной сети.
Доступ ко всем персональным данным работника имеют работодатель (или его представители), начальник управления кадров, начальник управления бухгалтерского учета и финансового контроля, а также непосредственный руководитель работника. Специалисты по кадровой работе управления кадров и бухгалтеры управления бухгалтерского учета и финансового контроля имеют доступ только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Доступ специалистов других подразделений к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения работодателя. При переводе работника в другое подразделение начальник подразделения в которое он переводится имеет право ознакомиться с личным делом работника.
Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника управления кадров.
4. Использование персональных данных работников
Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.
Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе; очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, дополнительных оплачиваемых отпусков; установления размера заработной платы. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.
При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения.
5. Передача персональных данных работников
Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, предусмотренном федеральным законом.
Работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами.
В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.
Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.
Начальник управления кадров обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата письма-уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письмо-уведомление об отказе в выдаче информации.
6. Права работников по обеспечению защиты персональных данных, хранящихся у работодателя
Работники имеют право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, свободный бесплатный доступ к своим персональным данным. Работники могут потребовать исключить или исправить неверные или неполные персональные данные, а также данные, обработанные с нарушением установленных требований.
7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
